Magian Consulting - Optymalny blog

Audyt intralogistyczny to wieloetapowy proces służący dogłębnej analizie i usprawnieniu operacji magazynowych oraz produkcyjnych. Kluczowe etapy obejmują: precyzyjne definiowanie celów i zakresu, przegląd istniejącej dokumentacji oraz procedur, fizyczną inspekcję obiektu i wyposażenia, wywiady z personelem, zbieranie i analizę danych operacyjnych, mapowanie strumienia wartości, opracowanie rekomendacji, testy pilotażowe, wdrożenie zmian oraz stały monitoring i ciągłe doskonalenie. Dzięki temu firmy zyskują pełną widoczność procesów, eliminują marnotrawstwo, optymalizują koszty i podnoszą jakość obsługi.

1. Definiowanie celu i zakresu audytu

Definicja celu audytu musi być precyzyjna oraz oparta na konkretnych wskaźnikach KPI – na przykład skrócenie czasu kompletacji o 20% lub obniżenie kosztów magazynowania o 10%. Zakres audytu można ograniczyć do wybranych stref magazynu, określonych procesów (np. przyjęcia, kompletacji) lub objąć całość centrum dystrybucyjnego. Przygotowanie szczegółowego planu prac, obejmującego harmonogram wizyt, odpowiedzialności oraz oczekiwane rezultaty, pozwala skupić zasoby na krytycznych obszarach i uniknąć rozproszenia uwagi. Regularne, najlepiej kwartalne, audyty umożliwiają bieżące monitorowanie zmian i szybkie reagowanie na nowe wyzwania, dzięki czemu firma nie traci impetu ciągłego doskonalenia.

2. Przegląd dokumentacji i procedur

Analiza dokumentacji to fundament audytu – obejmuje ona Standardowe Procedury Operacyjne (SOP), instrukcje BHP, rejestry szkoleń i protokoły poprzednich przeglądów. Audytorzy weryfikują spójność dokumentów z praktykami na magazynie, identyfikują przestarzałe lub niekompletne instrukcje oraz obszary, w których pracownicy odstępują od zalecanych procedur. Uaktualnienie dokumentów i wdrożenie jednolitego systemu zarządzania dokumentacją zapewnia, że każdy etap procesu wykonywany jest zgodnie z wytycznymi, co redukuje ryzyko błędów i poprawia bezpieczeństwo pracy.

3. Inspekcja obiektu i wyposażenia

Podczas wizji lokalnej ocenia się układ magazynu – czy strefy przyjęć, składowania, kompletacji i wysyłki są logicznie rozmieszczone oraz czy oznakowanie jest czytelne. Każdy metr kwadratowy przestrzeni magazynowej weryfikuje się pod kątem ergonomii, aby wyeliminować zbędne ruchy pracowników. Następnie sprawdza się stan techniczny urządzeń: wózków widłowych, przenośników taśmowych, regałów wysokiego składowania i systemów AGV, w tym terminy przeglądów oraz kompletność dokumentacji serwisowej. Ocenia się także warunki przechowywania materiałów – utrzymanie właściwej temperatury i wilgotności w chłodni, separację towarów niebezpiecznych oraz stosowanie FIFO/LIFO, co wpływa na jakość i bezpieczeństwo produktów.

4. Wywiady z personelem i obserwacje pracy

Rozmowy z operatorkami, magazynierami i kierownikami zmian dostarczają wiedzy o codziennych wyzwaniach i nieformalnych procedurach, które mogą nie być odzwierciedlone w dokumentach. Obserwacja pracy w terenie pozwala zauważyć wąskie gardła – miejsca, gdzie towary się piętrzą lub pracownicy czekają na kolejne zlecenie. Takie bezpośrednie sondy pozwalają wychwycić odchylenia w stosunku do oficjalnych instrukcji i zrozumieć przyczyny ich występowania.

5. Zbieranie i analiza danych operacyjnych

W oparciu o systemy WMS i ERP zbiera się dane o liczbie operacji przyjęcia, kompletacji i wysyłki, czasach cyklów, procentach błędów i uszkodzeń, wskaźnikach OEE maszyn czy liczbie reklamacji. Korzystając z platform BI, takich jak Power BI czy Tableau, tworzy się kokpity menedżerskie, na których widać trendy, odchylenia i sezonowe wahania wolumenów. Porównanie wyników z założonymi KPI umożliwia precyzyjne wskazanie procesów wymagających interwencji.

6. Mapowanie procesów i identyfikacja wąskich gardeł

Value Stream Mapping (VSM) jest techniką Lean, która graficznie przedstawia każdy etap – od przyjęcia surowca, przez kompletację, pakowanie, aż po wysyłkę. Na mapie zaznacza się czas operacji, czas oczekiwania i zasoby zaangażowane w każdy krok. Dzięki temu wizualnemu narzędziu da się łatwo zlokalizować obszary marnotrawstwa, takie jak nadmierne przemieszczanie towarów, oczekiwanie na zwolnienie wózka czy wielokrotne przekładanie produktów. Mapa AS-IS stanowi punkt odniesienia do projektowania usprawnionego stanu TO-BE, w którym minimalizuje się ruchy, standaryzuje zadania i wprowadza automatyzację tam, gdzie jest to opłacalne.

7. Opracowanie raportu i rekomendacji

Na podstawie wyników mapowania i analizy danych tworzony jest raport zawierający:

Wykaz niezgodności z procedurami i normami bezpieczeństwa,
Wskazanie wąskich gardeł i miejsc generujących przestoje,
Matrycę priorytetów, określającą kolejność działań według kryteriów wpływu na koszty i czas realizacji,
Rekomendacje procesowe, organizacyjne i technologiczne, w tym propozycje wdrożenia rozwiązań WMS, automatyki, RPA i integracji systemów IT.

Każda rekomendacja zawiera opis korzyści, szacowany czas wdrożenia oraz wymagane zasoby ludzkie i technologiczne.

8. Testy pilotażowe proponowanych zmian

Zanim usprawnienia zostaną wprowadzone na szeroką skalę, realizujemy pilotaż w jednej strefie lub na jednej linii produkcyjnej. Testy obejmują:

Zmiany układu magazynu, np. przesunięcie strefy kompletacji bliżej wyjścia,
Nowe procedury kompletacji, w tym wykorzystanie pick-to-light czy voice-picking,
Skrypty RPA automatyzujące powtarzalne zadania,
Parametry automatyki, takie jak prędkości przenośników czy harmonogramy pracy AGV.

Zbieramy dane operacyjne i feedback od operatorów, dzięki czemu możemy szybko dostosować zmiany, minimalizując ryzyko negatywnego wpływu na bieżące działania.

9. Wdrożenie usprawnień i ich integracja

Po zakończeniu pilotażu następuje szeroka implementacja:

Aktualizacja i wydanie nowych SOP i instrukcji BHP,
Szkolenia wszystkich pracowników, łącznie z e-learningiem i sesjami praktycznymi,
Migracja i konfiguracja systemów WMS, ERP i BPM,
Uruchomienie robotów RPA do obsługi dokumentacji i raportowania.

Dedykowany zespół ds. wdrożeń monitoruje realizację harmonogramu, zapewnia wsparcie techniczne i koordynuje komunikację między działami.

10. Monitoring, weryfikacja efektów i ciągłe doskonalenie

Efektywność wdrożonych usprawnień oceniamy w cyklu PDCA:

Plan – analizujemy osiągnięte wyniki w porównaniu z KPI,
Do – wprowadzamy kolejne drobne usprawnienia zgodnie z sugestiami operatorów,
Check – regularnie analizujemy wskaźniki,
Act – standaryzujemy skuteczne rozwiązania lub modyfikujemy plan.

Organizujemy cotygodniowe retrospektywy, w trakcie których pracownicy zgłaszają nowe pomysły Kaizen. Takie podejście gwarantuje, że audyt intralogistyczny nie jest jednorazowym działaniem, lecz początkiem kultury ciągłego doskonalenia, która przynosi trwałe korzyści i umożliwia szybkie reagowanie na zmiany rynkowe.

Magian Consulting – partner w audycie i optymalizacji intralogistyki

Magian Consulting oferuje kompleksowe wsparcie na każdym etapie audytu intralogistycznego. Nasze projekty mogą przybrać formę jednorazowych, celowych audytów, których celem jest szybkie osiągnięcie konkretnego rezultatu, lub długofalowej współpracy opartej na cyklicznym doskonaleniu procesów. Dzięki doświadczeniu w implementacji systemów WMS, ERP, BPM oraz automatyzacji RPA i Lean Six Sigma pomagamy firmom nie tylko identyfikować obszary do usprawnień, ale również skutecznie je wdrażać i monitorować, budując kulturę nieustannego rozwoju.

Audyt - Jak zacząć, co osiągnąć i jak to wykorzystać